Hay muchas cosas que dividen nuestra industria. Somos competidores. Somos clientes y proveedores. Estamos basados en todo el país. Somos empresas de diferentes tamaños. Somos líderes y seguidores. Pero hay una emoción poderosa que nos une a todos: la preocupación.
Al igual que Atlas, tenemos el peso del mundo sobre nuestros hombros. Aunque en el caso de los servicios corporativos y fiduciarios, es el peso de las regulaciones y la preocupación de que no las incumplamos. Lo que puede generar multas, pérdida de clientes, daños a la reputación e incluso responsabilidad private.
Pero incluso si lo peor no sucede, trabajar en un ambiente de miedo afecta negativamente la productividad porque aquellos consumidos por él tendrán su atención en resolver problemas en lugar de agregar valor. También contribuye a la rotación de private, la mala gestión del tiempo, las relaciones laborales tensas y los resultados de menor calidad. Todo esto afecta el resultado last.
La preocupación está en todas partes, como lo demuestran las conversaciones que tenemos con los clientes casi todos los días. Lo que plantea la pregunta: ¿cómo podemos reducirlo? Para responder a eso, debemos explorar de dónde viene la preocupación. Sólo entonces podremos empezar a encontrar soluciones que nos ayuden a todos a dormir mejor por la noche.
Preocupaciones sobre la gobernanza de datos
Una de las mayores fuentes de estrés en nuestra industria es la gobernanza de datos. De hecho, nuestra investigación muestra que el 77 por ciento de las empresas afirma que la calidad de los datos es ahora su principal desafío empresarial. Como muchos sectores hoy en día, estamos inundados de información. Desde registros de entidades de clientes y declaraciones de impuestos hasta datos personales. Pero a diferencia de otras industrias, estos datos están bajo un escrutinio increíble.
Debe estar disponible y ser preciso en un abrir y cerrar de ojos. Sin embargo, a menudo no lo es. Constantemente escuchamos que la gente desconfía de la confiabilidad de sus datos. O les preocupa que no se registre de una manera que cumpla plenamente con las regulaciones de la industria en múltiples jurisdicciones, que exigen diferentes formatos y detalles.
Esto conduce a una eficiencia deficiente del proceso y a dificultades para acceder a los datos para solicitudes urgentes. Como resultado, las empresas aumentan su plantilla para gestionar manualmente la información, dejando a especialistas altamente capacitados y a menudo bien pagados para hacer la administración en lugar de centrarse en los clientes.
Y al last de todos estos desafíos, persiste el temor de que pueda haber errores debido a un mantenimiento deficiente de los registros o a la falibilidad humana. Después de todo, incluso la persona más experimentada y meticulosa puede cometer un error honesto. Especialmente si se enfrentan a una enorme carga de trabajo. ¿El resultado? La amenaza siempre inminente del riesgo reputacional y las multas regulatorias.
De hecho, un encuestado nos dijo en nuestra investigación: “La ansiedad constante de incumplir las regulaciones e incurrir en multas es abrumadora, y nuestra incapacidad para confiar plenamente en el cumplimiento de nuestros datos es una amenaza inminente para la reputación y la situación financiera de nuestra empresa”.
Sin embargo, hay una solución a este desafío. Y comienza con la creación de una “fuente única de verdad” para todos los datos de entidades y empresas, de modo que la información esté siempre disponible y sea confiable cuando sea necesario. Puede resultar incómodo deshacerse de las hojas de cálculo, las bases de datos desconectadas e incluso los registros en papel. De hecho, la perspectiva de verse separado de estas herramientas familiares puede ser una preocupación en sí misma. Pero estos registros dispares, a menudo contradictorios y difíciles de manejar, son el verdadero problema. Crean muchas versiones diferentes de la verdad sin forma de saber cuál es la correcta.
Poner esta información en un software program basado en la nube resuelve este problema. Aunque cueste un poco acostumbrarse. Las empresas deben pasar de las antiguas formas de almacenar información a una plataforma única que cree una comprensión común de cómo fluye la información a través de una organización. Esto crea nuevos niveles de transparencia, precisión y management. Y cut back la preocupación, al tiempo que permite a los empleados centrarse en agregar valor en lugar de buscar, mantener y mover datos.
Preocupaciones regulatorias
Pero incluso si las preocupaciones sobre los datos se han mitigado, surge más estrés cuando se trata de tratar con los reguladores. Se necesita tiempo y esfuerzo para realizar las presentaciones, lo que se vuelve cada vez más engorroso cuando se trabaja en múltiples jurisdicciones y nuevas regulaciones.
Si a esto le sumamos la urgencia con la que deben emprenderse las tareas regulatorias, el estrés aumenta mientras los márgenes se erosionan gracias a las interminables cargas de trabajo. Y si no se cumplen los plazos, la reputación puede verse afectada. Por no hablar de las multas impuestas.
Subrayando esto, uno de los encuestados en nuestra investigación dijo: “Estamos bajo presión constante para cumplir con los plazos regulatorios de inmediato, pero los costos crecientes amenazan nuestros resultados: necesitamos un enfoque rentable que no sacrifique la velocidad”.
Para superar estas preocupaciones, las empresas necesitan soluciones que agilicen las presentaciones regulatorias, minimizando el tiempo y el esfuerzo necesarios. Los procesos manuales deben reemplazarse con automatización que pueda funcionar rápidamente para responder con urgencia. De hecho, muchas presentaciones deben completarse con software program de presentación electrónica, lo que lo convierte en una necesidad. Esto tiene el beneficio adicional de manejar la creciente ola de regulación sin erosionar los márgenes. Y con una solución de software program basada en la nube que proporciona mejoras y actualizaciones continuas, las empresas pueden evitar los peligros del incumplimiento de los plazos.
Preocupaciones del cliente
Otra fuente importante de preocupación es el servicio al cliente. Las expectativas son altas y los clientes quieren saber que sus datos están seguros, confidenciales y almacenados de manera confiable. Sólo así las empresas podrán fomentar la confianza y construir relaciones a largo plazo.
Los clientes modernos también exigen acceso digital a sus datos a través de portales en línea que no sólo satisfagan sus necesidades actuales sino que se adapten a sus comportamientos cambiantes. Estos deben ser accesibles en diferentes jurisdicciones y zonas horarias. En última instancia, estos portales deben ser fáciles de usar, intuitivos y fáciles de usar. Con la explosión de la banca abierta, los clientes se han acostumbrado a interacciones fluidas y quieren administrar sus datos tan fácilmente como pueden transferir dinero en una aplicación bancaria.
Esto requiere un portal de servicio al cliente diseñado sobre una infraestructura sólida y segura, que también dé prioridad a la rentabilidad. Requiere rigurosos protocolos de seguridad y prácticas de gestión de datos para garantizar la confianza, la confidencialidad y la confiabilidad en cada interacción con el cliente.
Y debe ser tan buena (o mejor) que las aplicaciones que los clientes usan todos los días. Una experiencia de usuario que considere audiencias globales es esencial. Sin esto, es possible que los clientes se muden, especialmente a medida que la riqueza comienza a transferirse a grupos de edad más jóvenes. Mientras que un documento impreso o incluso un PDF podría haber sido suficiente para las generaciones mayores, los clientes del mañana no aceptarán nada más que servicios digitales, estén donde estén.
Preocupaciones tecnológicas
Por supuesto, la introducción de tecnología moderna es en sí misma estresante. La perspectiva de migrar a un nuevo sistema está plagada de preocupaciones, especialmente cuando hay mucho en juego. De hecho, se ha comparado con una cirugía a corazón abierto. Los líderes se preocupan por los costos, las interrupciones, la integración de datos nuevos y antiguos y el impacto que tendrá en los resultados.
La clave para superar esto es permanecer centrado en el objetivo estratégico del proyecto y ver los desafíos como obstáculos que hay que superar, en lugar de barreras que detienen el progreso. La mayoría de las veces, estos se relacionan con personas y procesos más que con cuestiones tecnológicas. Por lo tanto, el papel de la gestión del cambio es quizás el ingrediente clave para el éxito.
Como resultado, cualquier empresa que introduzca nuevo software program debe contar con la aceptación del proyecto a un nivel superior por parte de un patrocinador, quien garantiza que la implementación obtenga los recursos que necesita y pueda navegar la política de una empresa. También es necesario que haya un defensor que “comercialice” los nuevos sistemas entre los usuarios. Deben ser mediadores diplomáticos, que puedan acompañar a los usuarios finales en el viaje. Luego debería haber un director de proyecto, que mantenga todo encaminado, y un integrador que suavice los conflictos y ayude a una comunicación clara.
El resultado no será indoloro, pero a largo plazo reducirá las preocupaciones y mejorará el negocio. Además, debería verse como una inversión y no como un costo cargado de desafíos. Porque ofrecerá beneficios tales como estructura sobre el desorden, verdad sobre las conjeturas, mejores prácticas sobre la confusión y proceso repetible sobre la habilidad particular person. La recompensa entonces es la capacidad de centrarse en el crecimiento, no en la administración.
La alternativa es la inercia: seguir haciendo las cosas como siempre se han hecho. Pero esto no es más que dejar la situación en el camino mientras los empleados siguen preocupándose. Permitir que los competidores actúen, gritando con ventaja. En el mejor de los casos, está retrasando lo inevitable y, en el peor, permitiendo que una empresa fracase.
Y cada día sin cambios empeora la situación. Porque la regulación es implacable. Lidiar con ello puede parecer una tarea de Sísifo: empujar una roca colina arriba solo para que ruede hasta el fondo. Para siempre. Entonces, ahora es el momento de considerar cómo las nuevas formas de trabajar pueden abordar la única constante que une a nuestra industria: la preocupación.
