El fraude está teniendo un enorme impacto en las finanzas, con esquemas fraudulentos que resultan en pérdidas globales de 485 mil millones de dólares. Durante el año pasado, el 68 por ciento de las organizaciones dijeron que experimentaron intentos de fraude, y el 62 por ciento dijo que estos intentos empeoraron a lo largo del año.
Causa del aumento de los niveles de fraude
Hubo una variedad de razones para el aumento del fraude, aunque el 25 por ciento de los encuestados destacó específicamente el trabajo remoto y las operaciones descentralizadas. Al debilitar los controles internos, el trabajo remoto expone a los departamentos de cuentas por pagar (AP) a una mayor vulnerabilidad, lo que dificulta la prevención de actividades fraudulentas.
Además, el aumento del volumen de transacciones (29 por ciento) y la expansión de la base de suministros (25 por ciento) también se enumeraron como factores de riesgo críticos. Con más facturas que procesar y una mayor cantidad de proveedores que administrar, los equipos de cuentas por pagar enfrentan una mayor complejidad, lo que aumenta la probabilidad de errores o fraude.
Juntas, estas amenazas externas crean una tormenta perfecta de desafíos, lo que facilita que los estafadores aprovechen las debilidades en el flujo de trabajo de AP.
Tom Santacroce, vicepresidente international de garantía de AP en Basware, comentó sobre los hallazgos: “Las organizaciones con visión de futuro están reinventando el fraude, los pagos excesivos y la prevención de riesgos a través de la inteligencia synthetic y la automatización que protege contra amenazas financieras cada vez más complejas. El trabajo remoto ha debilitado la seguridad tradicional, lo que requiere sistemas seguros y soluciones innovadoras como finanzas descentralizadas y blockchain para transacciones transparentes con proveedores.
“Con el aumento de tácticas de fraude cada vez más sofisticadas, las organizaciones deben prepararse para reglas de cumplimiento e inteligencia synthetic más estrictas. La prevención proactiva del fraude hoy en día no sólo mitiga el riesgo, sino que también prepara las operaciones para el futuro contra costosas sanciones”.
Deslizándose por las grietas
Tácticas cada vez más sofisticadas, como facturas falsas, medios ultrafalsos y estafas de phishing (impulsadas por IA generativa) han hecho que los ataques sean más convincentes y más difíciles de detectar. Esto se vuelve aún más difícil cuando los equipos de AP son los que se ven obligados a hacer frente a los ataques de fraude mientras gestionan los pagos a los proveedores.
Herramientas como ChatGPT permiten la creación masiva de comunicaciones y facturas falsas, lo que aumenta los riesgos y los retrasos en la resolución de disputas legítimas. Cuando la manejan múltiples sistemas desconectados, la información se fragmenta, lo que hace que los patrones sean más difíciles de detectar y permite que el fraude pase desapercibido.
Santacroce añadió: “Los procesos manuales son intrínsecamente lentos y propensos a errores, lo que dificulta cotejar facturas, realizar un seguimiento de las aprobaciones o identificar pagos duplicados, lo que crea lagunas aprovechables para los estafadores, que ahora utilizan GenAI. Para los equipos de AP sobrecargados, esto crea la tormenta perfecta de desafíos, lo que genera cuellos de botella operativos, relaciones tensas con los proveedores y pérdida de flujo de caja. “
Incluso los grandes nombres no están a salvo
Un caso de fraude de AP de alto impacto involucró a un hombre de Lituaniaque defraudó a Fb y Google por más de $120 millones haciéndose pasar por un proveedor legítimo. Utilizando facturas falsas, consiguió $99 millones de fb y 23 millones de dólares de Google. El fraude subrayó cómo la suplantación de proveedores y las facturas falsas pueden causar pérdidas financieras masivas sin salvaguardias sólidas de AP, incluso para las grandes empresas.
Según la encuesta, el 90 por ciento de las organizaciones carecen de equipos dedicados a la prevención del fraude, lo que hace que los equipos de AP, con escasez de private y recursos, prioricen la velocidad sobre las comprobaciones detalladas, creando vulnerabilidades. Mientras tanto, la dependencia de procesos basados en papel y una conciliación inadecuada de los estados de cuenta deja a los equipos expuestos a errores, ineficiencias y actividades fraudulentas.
Necesidad de automatización de AP para combatir el fraude
El fraude AP es uno de los tipos de fraude más específicos para las empresas. Según la encuesta, el 28 por ciento de las organizaciones citan la falta de automatización de cuentas por pagar para ayudar a combatir el fraude. La dependencia de procesos manuales y herramientas obsoletas deja a las empresas mal equipadas para gestionar transacciones complejas y de gran volumen, creando brechas críticas que los estafadores pueden aprovechar.
Un ejemplo de cómo la automatización ha fortalecido la prevención del fraude de AP es el de KION, el proveedor de carretillas elevadoras y equipos de almacén, que anteriormente period weak a riesgos de fraude debido al procesamiento handbook de facturas.
Para abordar estos desafíos, KION se asoció con Basware y pasó a procesos de AP automatizados impulsados por IA que redujeron significativamente los errores manuales y minimizaron las oportunidades de fraude. Con más del 90 por ciento de su gasto ahora controlado, KION ha optimizado sus operaciones, brindando mejor visibilidad, management y supervisión, asegurando que las facturas y los pagos se validen con precisión, reduciendo el riesgo de errores o fraude de cuentas por pagar.
