El cambio es inevitable en una organización; Especialmente en la period de la transformación digital y las tecnologías emergentes, las empresas y los empleados deben adaptarse. La gestión del cambio (CM) es una metodología que garantiza que tanto los líderes como los empleados estén equipados y apoyados al implementar cambios en una organización.
El objetivo de un plan de gestión del cambio, o más exactamente un plan de cambio organizacional, es incorporar procesos que cuenten con la aceptación de las partes interesadas y apoyen el éxito tanto del negocio como de las personas involucradas. En la práctica, el aspecto más importante del cambio organizacional es la alineación de las partes interesadas. Este weblog describe cinco pasos para respaldar la integración perfecta de la gestión del cambio organizacional.
Pasos para apoyar la gestión del cambio organizacional
1. Determina tu audiencia
¿A quién afecta el cambio propuesto? Es essential determinar la audiencia de su proceso de gestión de cambios.
Comience por identificar a los líderes clave y decide tanto su influencia como su participación en la historia del cambio organizacional. Sus líderes clave pueden brindar un contexto útil e influir en la aceptación de los empleados. Quiere entrevistar a los líderes para comprender mejor “por qué” se está implementando el cambio en primer lugar. Haga preguntas como:
¿Cuáles son los beneficios de este cambio? ¿Cuáles son las razones de este cambio? ¿Cómo es la historia del cambio en la organización?
A continuación, identifique los otros grupos afectados por el cambio, también conocidos como personas. Las personas son los impulsores de la implementación exitosa de una estrategia de gestión del cambio. Es importante comprender cómo es el día a día precise para la persona y cómo será el día de mañana una vez que se implemente el cambio.
Un buen ejemplo de cambio que una organización podría implementar es una nueva tecnología, como la IA generativa (Gen AI). Las empresas están implementando esta tecnología para aumentar el trabajo y hacer que sus procesos sean más eficientes. A lo largo de este weblog, utilizamos este ejemplo para explicar mejor cada paso de la implementación de la gestión de cambios.
¿A quién afecta la implementación de la generación de IA? Los líderes clave podrían ser el vicepresidente del departamento que está agregando la tecnología, junto con un director técnico y gerentes de equipo. Las personas son aquellas cuyo trabajo aumenta con la tecnología.
2. Alinear a las partes interesadas clave
¿Cuáles son los mensajes que entregaremos a las personas? Cuando los líderes clave se reúnen para determinar los roles y comportamientos de los defensores para instituir el cambio, es importante recordar que todos tendrán una perspectiva diferente.
Para alinear mejor el liderazgo, adopte un enfoque iterativo. A través de una sesión de alineación de partes interesadas, los equipos pueden cocrear con líderes clave, profesionales de gestión del cambio y personas para determinar mejor una estrategia de gestión del cambio que respalde a la empresa y a los empleados.
Pensemos en el ejemplo de la generación de IA como el cambio implementado en la organización. Una alineación adecuada de las partes interesadas sería reunir a los ejecutivos que deciden implementar la tecnología, los expertos técnicos en IA gen, los gerentes de equipo que implementan IA gen en sus flujos de trabajo e incluso personas confiables; las personas podrían haber experimentado cambios pasados en la organización.
3. Definir las iniciativas y alcance
¿Por qué estás implementando el cambio? ¿Cuáles son los principales impulsores del cambio? ¿Qué tan grande es el cambio en la estructura precise de la organización? Sin una visión clara de las iniciativas de cambio, habrá aún más confusión por parte de las partes interesadas. El alcance del cambio debe comunicarse fácilmente; debe tener sentido para sus personajes para ganarse su aceptación.
La IA generativa aumenta los flujos de trabajo, haciendo que las empresas sean más eficientes. Sin embargo, un obstáculo de esta tecnología es el aspecto psicológico que quita poder a las personas que ejecutan las tareas administrativas. Definir claramente los beneficios de la generación de IA y los objetivos de implementar la tecnología puede ayudar a los empleados a comprender mejor la necesidad.
Junto con iniciativas y comunicación claras, incluir un plan para capacitar a los empleados para que comprendan y utilicen la tecnología como parte de su alcance también ayuda a promover la aceptación. Haga hincapié en que los miembros del equipo de cambio, a través de las partes interesadas, se convierten en evangelistas pioneros de una nueva forma de trabajar. Muestre a sus personas cómo activar la herramienta, aplicar la tecnología y otros casos de uso para aumentar su entusiasmo y apoyo al cambio.
4. Implementar el plan de gestión del cambio.
Después de mucha preparación para comprender a las personas, alinear a las partes interesadas y definir el alcance, es hora de ponerse en marcha. ‘Pon en marcha’ el plan de gestión de cambios y recuerda ser paciente con los empleados y tener una comunicación clara. ¿Cómo manejan los empleados el proceso? ¿Se necesitan más recursos? Esta es la parte en la que se tienen en cuenta los comentarios que se brindan y se evalúa si ayudan a lograr los objetivos compartidos de la organización.
La implementación de cualquier tecnología nueva genera la posibilidad de que se produzcan errores, retrasos o errores en el uso. Para nuestro ejemplo con la generación de IA, una buena práctica de implementación podría ser poner a prueba la tecnología con un pequeño equipo de usuarios expertos, que recibieron capacitación sobre la herramienta. Después de recopilar comentarios sobre la fecha de “puesta en funcionamiento”, el equipo de gestión de cambios puede continuar con la implementación gradual de la tecnología en toda la organización. Recuerde tener en cuenta los comentarios de los empleados y mantener una línea de comunicación abierta.
5. Adaptarse para mejorar
Adaptar el proceso es algo que se puede hacer a lo largo de cualquier etapa de implementación, pero asignar tiempo para analizar el retorno de la inversión (ROI) debe hacerse en la fecha de entrada en funcionamiento del cambio. La revisión se puede realizar mediante el enfoque de “detectar y responder”.
Sienta cómo reaccionan las personas ante dicho cambio. Esto se puede hacer mediante análisis de sentimiento, encuestas y sesiones informativas. Luego, analiza los datos. Finalmente, según el análisis, responda adecuadamente a la reacción de la persona.
Dependiendo de cómo respondan la empresa y las personas al cambio, decide si se están logrando la visión delineada y los beneficios del cambio. De lo contrario, identifique las brechas y solucione los problemas para brindar mejor soporte en los casos en los que podría estar fallando. Es importante comunicarse con las partes interesadas y escuchar los comentarios de las personas.
Para cerrar nuestro ejemplo, la IA genérica es una herramienta que se nutre del uso continuo y de prácticas como el ajuste fino. La organización puede medir tanto el crecimiento y el éxito de la tecnología implementada, como la eficiencia de las personas que han adaptado la herramienta a sus flujos de trabajo. Los líderes pueden compartir encuestas para probar cómo está resonando el cambio. El equipo de gestión de cambios debe responder directamente a cualquier obstáculo, punto débil o inquietud, para continuar garantizando una implementación fluida de la generación de IA.
Cómo garantizar el éxito al implementar el cambio organizacional
La fórmula del éxito para implementar la gestión del cambio organizacional incluye la próxima generación de liderazgo, una cultura aceleradora que se adapte al cambio y una fuerza laboral inspirada y comprometida.
Comprender a las personas involucradas en el proceso es importante para prepararse para un enfoque exitoso de la gestión del cambio. Todos se sientan a la mesa con su propia visión sobre cómo implementar el cambio. Es importante permanecer alineado sobre por qué se está produciendo el cambio. Las personas son los motores del cambio. Mantenga una comunicación clara, abierta y consistente con sus partes interesadas y empatice con sus personas para garantizar que el cambio resuene con sus necesidades.
Al elaborar su plan de gestión de cambios, recuerde que el cambio no termina en la fecha de implementación del plan. Es essential seguir percibiendo y respondiendo.
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