En los últimos años, el uso de efectivo físico (billetes y monedas) ha experimentado un notable descenso en todo el mundo, y se prevén reducciones significativas en el futuro cercano. Según el “Informe mundial sobre pagos 2014”, se espera que el uso de efectivo en varios países experimente caídas sustanciales para 2027 en comparación con 2019. Por ejemplo, se prevé que India experimente una disminución del 61% en el uso de efectivo, Brasil del 36%, Alemania del 21%, México del 37%, Japón del 33% y el Reino Unido del 15%. A pesar de esta tendencia hacia los pagos digitales, el efectivo físico sigue siendo un componente essential del sistema financiero international.
Hoy en día, el efectivo es la única forma de dinero público (esto podría cambiar cuando estén disponibles las monedas digitales de los bancos centrales, o CBDC), lo que significa que no requiere un intermediario privado para garantizar y verificar las transacciones. A diferencia del dinero privado, que existe en las cuentas de depósito bancarias, el efectivo es de curso authorized, generalmente aceptado, proporciona seguridad inmediata de pago y es tangible, contable y anónimo. Además, los bancos centrales quieren asegurarse de que el efectivo siga estando disponible en cantidad suficiente para servir como respaldo en caso de un mal funcionamiento importante de los sistemas de pago electrónico. Por ejemplo, el Banco Nacional de los Países Bajos considera esencial que cada familia pueda retirar 50 € en efectivo durante un fallo técnico importante, lo que les permitirá pagar los bienes necesarios hasta que se resuelva el problema.
Sin embargo, esta función de respaldo se encuentra en un punto crítico. Como el uso de efectivo disminuye cada año, los bancos están reduciendo la cantidad de cajeros automáticos y sus recargas, acelerando aún más la transición hacia los pagos electrónicos, ya que a las personas les resulta más difícil acceder al efectivo. Además, los minoristas desalientan cada vez más los pagos en efectivo debido a los problemas de costo y seguridad, lo que acelera aún más esta tendencia.
Los bancos desempeñan un papel elementary como principales recaudadores y distribuidores de efectivo. Sin embargo, prefieren reducir el efectivo tanto como sea posible, dada la compleja y costosa logística de la gestión del efectivo. En consecuencia, los bancos están externalizando cada vez más esta función a empresas conjuntas (como Batopin y Jofico en Bélgica) en las que varios bancos colaboran para ofrecer cajeros automáticos para la recogida y distribución de efectivo. Este enfoque puede generar importantes ahorros de costes, ya que la distribución física del dinero es un problema complejo. Veamos más de cerca cómo se organiza este proceso.
El proceso comienza con la producción de billetes y monedas por parte del Banco Central (producción de efectivo), que luego se entregan a los bancos. Tras la entrega, el importe equivalente se retira de la cuenta de depósito de reserva del banco en el Banco Central. Esta entrega requiere un transporte seguro, en el que el efectivo se recoge en las oficinas de manejo de efectivo del Banco Central y se traslada a la sede central del banco o directamente a las sucursales y a los grandes minoristas (se debita el mismo importe en las cuentas bancarias de los minoristas). El público puede acceder al efectivo a través de cajeros automáticos, ventanillas bancarias o minoristas, lo que lo pone en circulación. A continuación, los minoristas depositan una parte significativa del efectivo recibido en sus bancos, cerrando el círculo.
Debido a la naturaleza smart del efectivo, son vitales varios controles que implican numerosos controles y contrapesos:
Clasificación y conteo: El efectivo recibido en un banco se clasifica y cuenta, principalmente a través de sistemas automatizados y con el management necesario para evitar el fraude interno.
Management de calidad: Los bancos se aseguran de que los billetes y monedas cumplan con los estándares de calidad. El efectivo sucio, desgastado o dañado se retira de la circulación y se envía al Banco Central para su reemplazo. El Banco Central acredita la cuenta de depósito de reserva del banco con el monto correspondiente y destruye el efectivo no apto.
Verificación de autenticidad: Los bancos comprueban todo el efectivo recibido en busca de falsificaciones utilizando tecnologías de detección avanzadas como marcas de agua de validación, hilos de seguridad, microtexto, hologramas…
Controles antilavado de dinero: Debido al anonimato del efectivo, este suele utilizarse para actividades delictivas. Por lo tanto, los bancos deben ejecutar controles antilavado de dinero exhaustivos cuando se depositan o retiran grandes cantidades de efectivo. Es posible que se necesiten verificaciones adicionales del cliente y del origen/destino del efectivo, y es posible que sea necesario informar ciertas transacciones a los reguladores.
Supervisión y previsión de efectivo: los bancos mantienen registros precisos de los montos de efectivo en múltiples ubicaciones, utilizando sistemas sofisticados para supervisar los niveles de efectivo en tiempo actual y predecir con precisión las necesidades futuras de efectivo. Esto garantiza que la cantidad de efectivo adecuada esté disponible en cualquier momento: no demasiado, lo que plantea un riesgo operativo significativo, pero suficiente para cubrir las demandas de los clientes.
Registro de auditoría: cada movimiento de efectivo requiere un registro meticuloso para rendir cuentas. Los montos deben firmarse en cada etapa y cualquier discrepancia debe investigarse y resolverse.
Esto significa que una gestión eficaz del efectivo requiere una planificación y coordinación meticulosas:
Pedidos y entregas: Los bancos realizan pedidos al Banco Central para obtener efectivo nuevo y le informan sobre las entregas de efectivo dañado. Estos pedidos deben iniciarse y tienen un ciclo de vida completo (cancelar, modificar, aprobar, completar, and so forth.).
Organización del transporte: El movimiento físico de efectivo implica una planificación y coordinación detallada de rutas, siendo la seguridad una máxima prioridad.
Optimización del transporte: los bancos se esfuerzan por limitar el número de transportes. Esto se hace mediante transportes internos y colaboraciones con otros bancos, lo que permite el traslado del exceso de efectivo a lugares donde hay escasez. Además, se planifican las rutas para minimizar el riesgo de robo o pérdida.
La tecnología avanzada desempeña un papel essential en la gestión eficiente y segura de toda esta complejidad. Los sistemas automatizados de recuento, clasificación y detección de billetes falsos, junto con el software program para la previsión de las necesidades de efectivo y la optimización del transporte, son esenciales. Además, la comunicación y el seguimiento entre la sede central del banco, el Banco Central, las sucursales y las empresas de seguridad se gestionan mediante sofisticados sistemas de software program, lo que permite un seguimiento completo de principio a fin del ciclo de vida de la entrega de efectivo.
A pesar de la disminución del uso del efectivo, éste sigue teniendo un papel essential en el panorama financiero. Por ello, los bancos deben organizar los complejos procesos de gestión del efectivo de la forma más eficiente posible, garantizando la disponibilidad y seguridad del efectivo físico para quienes lo necesitan.
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