¿Qué hace que una RFP sea excelente?
Responder a una solicitud de propuesta (RFP) puede ser un proceso largo y doloroso. Y, sin embargo, se ha convertido en una parte basic de las ventas.
Todos los que responden a una RFP tienen una imagen en mente de cómo será la propuesta ganadora.
¿Seré yo o alguien más quien gane este trato? ¿Qué constituye la mejor respuesta? ¿Es la fuente?
(Pista: no es la fuente)
He visto cientos de propuestas a lo largo de los años. Y aunque no existe una ciencia exacta, existen algunas estrategias repetibles que pueden aumentar sus probabilidades de ganar.
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Aquí están las 5 mejores técnicas de RFP:
1. No escribas notas, escribe respuestas.
Siempre me desconcierta la brevedad de las respuestas.Respuestas apresuradas como “Sí. No. Quizás en el futuro. Nosotros no hacemos eso”. no ayudará en su caso. Parecen más notas garabateadas que una respuesta profesional a una propuesta.Las respuestas breves e inexplicables dejan espacio para que el cliente full los espacios en blanco. Eso no mejorará tus posibilidades de ganar. Intenta siempre explicar tus respuestas. Si no cumple con un requisito, explique por qué.Lo entendemos, quieres dedicar el menor tiempo posible a escribir. Suponiendo que aún no estés usando un Herramienta de automatización de RFP, eso tiene sentido. Pero considere cuánto esfuerzo pone su cliente en elaborar el documento de propuesta. Le beneficiaría corresponder ese esfuerzo en sus respuestas.
2. Menos es más
En ese mismo sentido, permítame aconsejarle que no trate la RFP como si estuviera escribiendo un libro.Una RFP eficaz no necesita leerse como si hubiera sido escrita por un autor profesional. No es necesario que cada respuesta sea una disertación de nivel universitario. Hay alguien al otro lado de esa presentación que tiene que darle sentido a tus respuestas. Por lo tanto, trata de ser conciso y eliminar lo superfluo siempre que sea posible.Por ejemplo, en lugar de escribir 3 párrafos sobre la arquitectura de su pink, incluya un diagrama. Esto nos lleva a nuestro siguiente punto.
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3. Incluya enlaces a contenido de apoyo.
Recibes una pregunta como esta:“¿Apoyas [insert obscured integration here]?” Respondes “Sí”.El cliente probablemente preguntará “¿Cómo se hace eso?”En lugar de esperar la inevitable pregunta de seguimiento, incluya su materials de apoyo por adelantado. Enlace a páginas internet, documentos o diagramas que pueden ayudar a explicar su respuesta. La mayoría de las plantillas de respuesta a RFP contienen una sección de “información/explicación de respaldo”, así que asegúrese de usarla. Incluso si no es así, siempre puede agregar más profundidad a sus respuestas o enviar contenido junto con los materiales de RFP enviados. ¿Quién te va a detener?
4. Haz preguntas
Esta es una excelente manera de mantener a su cliente involucrado durante el proceso de RFP.Con demasiada frecuencia, los encuestados completan una solicitud de propuesta y la tiran por la borda. Luego esperan, esperando una respuesta. Ésta no es una estrategia ganadora y los episodios prolongados de silencio pueden perjudicar el trato.Hacer preguntas a su cliente potencial durante todo el proceso no solo puede mantenerlo en la conversación, sino que también puede utilizarlas como oportunidades para revelar información sobre el proceso competitivo. Aclarar las preguntas sobre los requisitos también es basic para redactar una respuesta ganadora. No crea que esto le hace parecer “débil”; la realidad es que la mayoría de los encuestados no cumplirán todos los requisitos de un proyecto. Obtener claridad sobre lo que es realmente importante para el comprador puede mejorar enormemente sus probabilidades de ganar.Aquí hay unos ejemplos:
“¿Por qué planteó este requisito en specific? ¿Es algo que está viendo en la competencia?”
“¿Qué importancia tiene este requisito? ¿Sabías que puedes obtener mejores resultados con XYZ?
“ABC está en nuestra hoja de ruta. ¿Cómo recomienda que respondamos a esta pregunta?
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5. Aborde las objeciones de los clientes de forma preventiva en su respuesta
Una de las mejores cosas que puede hacer es utilizar las respuestas como medio para manejar las objeciones.Cada RFP es esencialmente una diálogo de ventas asincrónico en forma escrita. Imagina que estás teniendo una conversación y el cliente te desafía sobre un requisito specific. ¿Vas a renunciar a la llamada en ese mismo momento? Obviamente no. Entonces, cuando se enfrente a un requisito de RFP desafiante, contraataque y explique su caso.Incluya preguntas trampa que el cliente pueda hacer a sus competidores. Para requisitos estrictos que no cumple, pregúntele al cliente por qué estos requisitos son importantes. Explique las alternativas y proporcione al cliente pruebas de cómo pueden solucionar el problema con su solución.Cada respuesta es una oportunidad para integrar algo lo haces mejor que la competencia.
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No respondeEste es un consejo de ventas común: “No respondas a menos que sepas que estás en condiciones de ganar”. Sí, debe evitar perder el tiempo en una RFP en la que no esté en la mejor posición para ganar. Sin embargo, negarse a responder a una oportunidad no es una estrategia. Debería poder determinar rápidamente si solo lo están utilizando como comparación con alguien que ya ganó el proceso de selección de proveedores. Si no, entonces no hay razón por la que no debas responder.
Esperando hasta el último minutoAl que madruga Dios lo ayuda. No querrás ser la última empresa en presentar la solicitud en el último momento. No importa si el proceso de selección lleva semanas o incluso meses. Realizar la RFP rápidamente le permitirá volver a vender. Con demasiada frecuencia, vemos que las empresas prolongan el proceso hasta el punto en que parece que están presentando un informe apresurado en el último minuto.
Suponiendo que nadie lea el documentoNadie REALMENTE va a leer estas respuestas masivas, ¿verdad?Equivocado.La realidad es que la mayoría de las empresas que realizan selecciones de proveedores cuentan con miembros del equipo dedicados que gestionan el proceso. Ese es un error que le llevará a respuestas deficientes o incompletas. Recuerde, “la asunción es la madre de todo”.
Conclusión
Responder a una RFP es doloroso. Lo entendemos. Pero lo que es realmente doloroso es desperdiciar la oportunidad con una respuesta deficiente.
Siga estas pautas para generar respuestas que puedan aumentar sus posibilidades de éxito.
Imagen de Drazen Zigic en Freepik
